Việc mua hay thuê máy in là một quyết định quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các công ty khởi nghiệp. Bài viết sau đây sẽ phân tích một số ưu nhược điểm của cả hai phương án để giúp chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác nhất dựa trên nhu cầu cụ thể cho doanh nghiệp của bạn.

So sánh ưu và nhược điểm khi mua và thuê máy in văn phòng

Giữa việc mua máy in văn phòng và thuê máy, cần đưa ra lựa chọn nào là tốt nhất? Tùy vào nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của từng doanh nghiệp mà nên đưa ra lựa chọn sao cho phù hợp.

1. Tại sao việc thuê máy in ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn?

Việc quyết định thuê máy in thay vì mua máy in trong doanh nghiệp có thể dựa trên một số lợi ích và yếu tố kinh tế. Cùng tìm hiểu một số lý do mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê máy in thay vì mua:

• Chi phí ban đầu thấp hơn: Khi thuê máy in, doanh nghiệp không phải đầu tư một lượng lớn tiền mặt vào việc mua máy mới. Thay vào đó, bạn chỉ cần trả một khoản phí hàng tháng hoặc hàng năm, giúp giảm áp lực tài chính ban đầu và phân phối chi phí theo thời gian.

• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật: Khi thuê máy in từ một nhà cung cấp, bạn có thể nhận được sự hỗ trợ về dịch vụ kỹ thuật và bảo trì. Điều này giúp đảm bảo máy luôn vận hành tốt và không cần phải tự sửa chữa máy in.

• Phù hợp với nhu cầu kinh doanh: Trong môi trường kinh doanh biến đổi nhanh chóng, nhu cầu về máy in có thể thay đổi. Thuê máy in giúp linh hoạt thay đổi số lượng và loại máy in theo nhu cầu thực tế.

• Quản lý dễ dàng: Khi thuê máy in, nhà cung cấp thường sẽ đảm nhận việc quản lý các khía cạnh như cài đặt, bảo trì và cung cấp vật tư. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực quản lý máy in.

• Không lo về tuổi thọ: Sau một thời gian sử dụng dài máy in có thể bị hư hỏng hoặc lỗi thời, vì vậy bạn có thể dễ dàng nâng cấp tính năng hoặc thay đổi máy in theo nhu cầu mà không cần phải mua máy mới.

• Tránh lãng phí thời gian: Khi sử dụng máy in, có nhiều vấn đề liên quan đến thay thế mực in, linh kiện, bảo trì và bảo dưỡng. Bằng cách thuê máy in, doanh nghiệp không cần lo lắng và dành thời gian cho những công việc này, vì nhà cung cấp đã sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết mọi vấn đề liên quan đến máy in. 

• Cắt giảm thuế: Bạn có thể yêu cầu bồi thường tới 100% phí bảo hiểm cho thuê đối với thu nhập chịu thuế của mình với tư cách là chủ doanh nghiệp, giúp giảm tổng thuế phải trả.

2. Ưu điểm của việc mua máy in

Nếu bạn là một doanh nghiệp có đủ chi phí hãy mua một chiếc máy in laser hoặc máy in phun, mặc dù việc này sẽ khiến bạn tốn nhiều tiền hơn trong thời gian ngắn nhưng nó sẽ giúp giảm gánh nặng chi phí về lâu dài.

Ngoài ra, nếu bạn muốn chủ động trong việc sở hữu tài sản duy nhất của mình mà không bị ràng buộc bởi bất kỳ hợp đồng nào, hãy nên mua một chiếc máy in mới hoàn toàn. 

Việc mua máy in có thể bán lại nếu không sử dụng, tuy nhiên không nên mong đợi một khoản lợi nhuận lớn từ điều này. Máy in là một tài sản mất giá nếu sử dụng nó trong thời gian dài.

=> Hướng dẫn chọn máy in cho phù hợp

3. So sánh nhược điểm khi thuê và mua máy in

Mặc dù việc thuê máy in và mua máy có rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên chúng cũng có những hạn chế mà các doanh nghiệp cần lưu ý.

Một số lưu ý cần biết khi đưa ra quyết định thuê máy văn phòng

Mặc dù thuê máy in mang lại nhiều lợi ích so với việc mua máy in, tuy nhiên cần xem xét những yếu tố sau:

• Việc thuê máy in sẽ phù hợp hơn với các doanh nghiệp mới khởi nghiệp, chưa có đủ kinh phí hoặc doanh nghiệp có mục tiêu kinh doanh ngắn hạn. Chọn dịch vụ cho thuê máy có thể giúp bạn thay đổi linh hoạt và tập trung vào hoạt động chính của doanh nghiệp.

• Đọc kỹ và hiểu rõ hợp đồng thuê máy in trước khi ký kết. Điều này bao gồm chi tiết về chi phí, thời hạn hợp đồng, điều khoản về bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật, và điều khoản về việc hủy bỏ hợp đồng.

• Xem xét khả năng nâng cấp máy in và mục tiêu kinh doanh trong tương lai. Là chủ doanh nghiệp, bạn nên nhìn xa về sự thay đổi và phát triển của doanh nghiệp để đưa ra quyết định đúng về việc mua hay thuê máy in.
  

• Lựa chọn đơn vị uy tín và chất lượng để sử dụng các dịch vụ in ấn như mua máy in, mua mực in, bảo trì, bảo dưỡng để giúp tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.

=> Tham khảo đơn vị chuyên cung cấp máy in, mực in uy tín

Kết luận:

Nhìn chung, việc thuê máy in có thể sẽ đem lại nhiều lợi ích hơn so với mua máy in. Tuy nhiên, tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác như nhu cầu hay mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là dài hạn hay ngắn hạn để đưa ra quyết định đúng đắn nhất.

=> Những lý do mà các doanh nghiệp khởi nghiệp nên thuê máy in