Khi doanh nghiệp bắt đầu ưu tiên tính đồng bộ, bài toán vận hành cũng trở nên phức tạp hơn

Trong nhiều năm trở lại đây, tốc độ thay đổi trong doanh nghiệp không chỉ nằm ở công nghệ, mà nằm ở cách các bộ phận phối hợp và xử lý công việc với nhau.

Trước đây, nhiều doanh nghiệp có thể vận hành theo mô hình tương đối tách biệt:

• kinh doanh xử lý dữ liệu riêng
• kế toán quản lý chứng từ riêng
• kho vận vận hành theo quy trình riêng
• nhân sự lưu trữ thông tin theo hệ thống riêng

Tuy nhiên hiện nay, khi doanh nghiệp cần xử lý công việc nhanh hơn, nhiều phòng ban cũng bắt đầu tham gia vào cùng một workflow nhiều hơn trước.

Điều đó khiến bài toán vận hành không còn nằm ở từng bộ phận riêng lẻ, mà nằm ở khả năng phối hợp và đồng bộ giữa toàn bộ hệ thống.

Khi tốc độ xử lý tăng lên, tính đồng bộ trở thành áp lực mới

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, tốc độ xử lý công việc đang trở thành một phần trực tiếp của hiệu suất vận hành.

Thông tin cần được cập nhật nhanh hơn.
Dữ liệu cần được xử lý liên tục hơn.
Các phòng ban cần phối hợp sát hơn để hạn chế gián đoạn trong quá trình vận hành.

Ví dụ:

• bộ phận kinh doanh cần cập nhật nhanh tình trạng đơn hàng để phản hồi khách hàng
• kế toán cần dữ liệu chính xác hơn để xử lý chứng từ
• kho vận cần thông tin đồng bộ để hạn chế sai lệch hàng hóa
• quản lý vận hành cần theo dõi dữ liệu liên tục giữa nhiều bộ phận

Khi nhiều phòng ban cùng tham gia vào một quy trình xử lý, chỉ một điểm thiếu đồng bộ cũng có thể tạo ra:

• chậm tiến độ
• sai lệch thông tin
• tăng thao tác xử lý thủ công
• hoặc ảnh hưởng đến khả năng phối hợp giữa các bộ phận

Điều đó khiến doanh nghiệp hiện nay bắt đầu quan tâm nhiều hơn đến tính liền mạch trong vận hành.

Vì sao workflow hiện nay trở nên phức tạp hơn trước?

Trước đây, nhiều doanh nghiệp có thể xử lý công việc theo từng bước khá độc lập.

Một bộ phận hoàn thành công việc rồi chuyển sang bộ phận tiếp theo.
Dữ liệu được lưu trữ theo từng hệ thống riêng.
Thông tin thường được xử lý theo từng giai đoạn.

Tuy nhiên hiện nay, workflow trong doanh nghiệp đang thay đổi đáng kể.

Nhiều phòng ban cần xử lý đồng thời trên cùng một luồng công việc.
Dữ liệu cần được cập nhật liên tục giữa các bộ phận.
Các quyết định vận hành cần được xử lý nhanh hơn trước.

Điều đó khiến workflow hiện nay không chỉ đơn thuần là “quy trình”, mà trở thành bài toán về:

• khả năng phối hợp
• tốc độ xử lý
• tính đồng bộ dữ liệu
• và khả năng kết nối giữa các bộ phận

Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp hiện nay bắt đầu quan tâm đến việc:

• chuẩn hóa quy trình
• giảm thao tác trung gian
• đồng bộ dữ liệu
• và tối ưu workflow vận hành

Các hoạt động hỗ trợ hiện nay cũng không còn vận hành độc lập

Khi workflow doanh nghiệp thay đổi, các hoạt động hỗ trợ phía sau cũng cần thích nghi theo.

Trước đây:

• xử lý tài liệu
• lưu trữ dữ liệu
• kiểm soát chứng từ
• in ấn
• luân chuyển thông tin nội bộ

thường được xem là các hoạt động riêng biệt.

Tuy nhiên hiện nay, các hoạt động này đang ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ vận hành doanh nghiệp.

Ví dụ:

• tài liệu cần được truy xuất nhanh hơn
• dữ liệu cần được xử lý đồng bộ hơn
• hoạt động in ấn cần hạn chế sai sót hơn
• các bộ phận cần phối hợp liên tục hơn trong cùng một workflow

Điều đó khiến nhiều doanh nghiệp hiện nay không chỉ tối ưu từng hoạt động riêng lẻ, mà bắt đầu tổ chức lại toàn bộ hệ thống hỗ trợ vận hành phía sau.

Hoạt động in ấn hiện nay cũng đang thay đổi theo workflow mới

Theo Gartner, doanh nghiệp có thể giảm khoảng 20–30% khối lượng in ấn khi số hóa tài liệu và quy trình.

Tuy nhiên trên thực tế, điều thay đổi không đơn thuần là “in ít hơn”.

Mà là doanh nghiệp đang sử dụng hoạt động in ấn theo cách khác trước:

• in đúng nhu cầu hơn
• phục vụ workflow vận hành nhiều hơn
• giảm các bước xử lý dư thừa
• ưu tiên tính ổn định và chính xác cao hơn

Điều này đặc biệt dễ thấy ở:

• kho vận
• sản xuất
• kiểm soát nội bộ
• xử lý chứng từ
• vận hành doanh nghiệp

Khi tốc độ xử lý tăng lên, yêu cầu đối với hoạt động in ấn cũng thay đổi theo:

• hạn chế gián đoạn
• đảm bảo tính ổn định
• giảm lỗi vận hành
• và hỗ trợ workflow doanh nghiệp hiệu quả hơn

Góc nhìn từ Vmax

Là doanh nghiệp hoạt động lâu năm trong lĩnh vực giải pháp in ấn doanh nghiệp, Vmax có cơ hội quan sát khá rõ sự thay đổi trong cách doanh nghiệp Việt vận hành suốt nhiều năm qua.

Và điều dễ nhận thấy nhất là doanh nghiệp hiện nay không chỉ thay đổi công nghệ, mà đang thay đổi cách phối hợp, xử lý công việc và tổ chức workflow giữa các bộ phận.

Khi doanh nghiệp ngày càng ưu tiên tính đồng bộ trong vận hành, các hoạt động hỗ trợ phía sau cũng cần được tổ chức lại để phù hợp hơn với tốc độ xử lý mới.

Từ góc nhìn thực tế đó, bên cạnh các giải pháp in ấn doanh nghiệp, Vmax cũng đang từng bước mở rộng góc nhìn sang:

• workflow doanh nghiệp
• tối ưu vận hành
• ERP/Odoo
• chuyển đổi số doanh nghiệp

nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành đồng bộ và hiệu quả hơn trong bối cảnh mới.