Vì sao tính đồng bộ đang trở thành ưu tiên mới trong vận hành doanh nghiệp?

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, áp lực vận hành không còn chỉ nằm ở việc xử lý công việc nhanh hơn, mà nằm ở việc toàn bộ hệ thống có đang phối hợp đủ đồng bộ với nhau hay không.

Khi doanh nghiệp mở rộng:

• số lượng dữ liệu tăng lên
• nhiều bộ phận cùng tham gia vào một workflow
• quy trình xử lý trở nên liên kết hơn
• tốc độ phản hồi cần nhanh hơn

thì chỉ một điểm thiếu đồng bộ cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình vận hành phía sau.

Điều đó khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp hiện nay bắt đầu quan tâm nhiều hơn đến:

• khả năng phối hợp liên phòng ban
• tính đồng bộ dữ liệu
• workflow vận hành
• và khả năng xử lý liền mạch giữa các bộ phận

Khi doanh nghiệp xử lý nhiều dữ liệu hơn, workflow cũng trở nên phức tạp hơn

Trước đây, nhiều doanh nghiệp có thể vận hành theo mô hình tương đối tách biệt.

Kinh doanh xử lý dữ liệu riêng.
Kế toán lưu trữ chứng từ riêng.
Kho vận theo dõi hàng hóa theo hệ thống riêng.
Nhân sự quản lý thông tin theo quy trình riêng.

Tuy nhiên hiện nay, nhiều bộ phận đang cùng tham gia vào một workflow nhiều hơn trước.

Ví dụ:

• bộ phận kinh doanh cần cập nhật nhanh tình trạng đơn hàng
• kho vận cần đồng bộ dữ liệu tồn kho liên tục
• kế toán cần xử lý chứng từ theo dữ liệu realtime
• quản lý vận hành cần theo dõi tiến độ giữa nhiều bộ phận cùng lúc

Khi dữ liệu được luân chuyển liên tục giữa các phòng ban, workflow doanh nghiệp cũng trở nên phức tạp hơn đáng kể.

Điều này khiến doanh nghiệp hiện nay không chỉ cần “xử lý nhanh”, mà cần khả năng phối hợp và cập nhật thông tin liền mạch giữa toàn bộ hệ thống.

Điều gì xảy ra khi workflow không đồng bộ?

Trong thực tế vận hành, nhiều vấn đề không xuất phát từ năng lực từng bộ phận, mà đến từ việc dữ liệu và quy trình không được kết nối đủ tốt với nhau.

Chỉ một điểm lệch thông tin nhỏ cũng có thể dẫn đến:

• chậm xử lý công việc
• sai lệch dữ liệu giữa các phòng ban
• tăng thao tác kiểm tra thủ công
• gián đoạn quy trình xử lý
• ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng

Ví dụ:

• kinh doanh cập nhật đơn hàng nhưng kho chưa đồng bộ dữ liệu
• kế toán xử lý chứng từ dựa trên thông tin chưa cập nhật
• các bộ phận phải kiểm tra chéo nhiều lần
• dữ liệu bị lưu trữ rời rạc giữa nhiều hệ thống

Khi doanh nghiệp vận hành với tốc độ nhanh hơn, những khoảng trễ nhỏ trong workflow cũng bắt đầu ảnh hưởng lớn hơn trước.

Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp hiện nay quan tâm đến việc:

• chuẩn hóa quy trình
• giảm thao tác trung gian
• đồng bộ dữ liệu
• tăng khả năng phối hợp liên phòng ban

Các hoạt động hỗ trợ hiện nay cũng cần vận hành liền mạch hơn

Khi workflow doanh nghiệp thay đổi, các hoạt động hỗ trợ phía sau cũng không còn vận hành độc lập như trước.

Từ:

• xử lý tài liệu
• lưu trữ dữ liệu
• luân chuyển chứng từ
• kiểm soát nội bộ
• đến hoạt động in ấn

đều đang trở thành một phần trực tiếp của workflow vận hành.

Ví dụ:

• tài liệu cần được truy xuất nhanh hơn
• dữ liệu cần được cập nhật liên tục hơn
• hoạt động in ấn cần hạn chế sai sót hơn
• các bộ phận cần phối hợp theo cùng một luồng xử lý

Điều đó khiến nhiều doanh nghiệp hiện nay bắt đầu tổ chức lại các hoạt động hỗ trợ theo hướng:

• đồng bộ hơn
• chính xác hơn
• ổn định hơn
• phục vụ workflow liên tục hơn

Hoạt động in ấn hiện nay cũng đang thay đổi theo nhu cầu vận hành mới

Theo Gartner, doanh nghiệp có thể giảm khoảng 20–30% khối lượng in ấn khi số hóa tài liệu và quy trình.

Tuy nhiên trong thực tế, điều thay đổi không đơn thuần là “in ít hơn”.

Mà là hoạt động in ấn hiện nay đang được doanh nghiệp sử dụng theo hướng:

• phục vụ workflow vận hành nhiều hơn
• giảm thao tác xử lý dư thừa
• ưu tiên tính chính xác cao hơn
• hỗ trợ tốc độ xử lý nhanh hơn

Điều này đặc biệt dễ thấy trong:

• kho vận
• sản xuất
• kiểm soát nội bộ
• xử lý chứng từ
• vận hành doanh nghiệp

Khi workflow ngày càng liên kết chặt chẽ hơn, yêu cầu đối với hoạt động in ấn cũng thay đổi theo:

• hạn chế gián đoạn
• tăng tính ổn định
• giảm lỗi vận hành
• đảm bảo khả năng phối hợp giữa các bộ phận

Góc nhìn từ Vmax

Là doanh nghiệp hoạt động lâu năm trong lĩnh vực giải pháp in ấn doanh nghiệp, Vmax có cơ hội quan sát khá rõ sự thay đổi trong cách doanh nghiệp Việt vận hành suốt nhiều năm qua.

Từ góc nhìn thực tế đó, Vmax nhận thấy:
doanh nghiệp hiện nay không chỉ thay đổi công nghệ, mà đang thay đổi toàn bộ cách phối hợp và xử lý workflow giữa các bộ phận.

Khi tính đồng bộ trở thành ưu tiên mới trong vận hành, các hoạt động hỗ trợ phía sau cũng cần được tổ chức lại để phù hợp hơn với tốc độ xử lý mới.

Đây cũng là lý do bên cạnh các giải pháp in ấn doanh nghiệp, Vmax đang từng bước mở rộng góc nhìn sang:

• workflow doanh nghiệp
• tối ưu vận hành
• ERP/Odoo
• chuyển đổi số doanh nghiệp

nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành đồng bộ và hiệu quả hơn trong bối cảnh mới.