Số hóa không chỉ thay đổi công nghệ, mà còn thay đổi cách doanh nghiệp vận hành

Trong nhiều năm, khi nhắc đến chuyển đổi số, phần lớn doanh nghiệp thường nghĩ đến công nghệ, phần mềm hoặc các hệ thống quản lý mới.

Nhưng trên thực tế, điều thay đổi rõ nhất đôi khi lại không nằm ở công nghệ.

Mà nằm ở cách doanh nghiệp vận hành mỗi ngày.

Là doanh nghiệp hoạt động lâu năm trong lĩnh vực giải pháp in ấn doanh nghiệp, Vmax có cơ hội đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong suốt quá trình thay đổi cách làm việc nhiều năm qua. Và có một điều có thể dễ dàng nhận thấy: workflow doanh nghiệp hiện nay đang vận hành với một nhịp độ hoàn toàn khác trước đây.

Nếu như trước kia, doanh nghiệp có thể vận hành theo mô hình khá phân tán:

• mỗi bộ phận xử lý theo từng quy trình riêng
• dữ liệu nằm ở nhiều nơi
• thông tin được luân chuyển theo từng bước thủ công
• thời gian xử lý phụ thuộc nhiều vào thao tác giữa các phòng ban

thì hiện nay, tốc độ xử lý và khả năng kết nối giữa các bộ phận đang trở thành một phần quan trọng của hiệu suất vận hành.

Và đó cũng là lúc chuyển đổi số không còn đơn thuần là câu chuyện “đầu tư công nghệ”, mà trở thành câu chuyện về cách doanh nghiệp tổ chức workflow, xử lý thông tin và phối hợp vận hành hiệu quả hơn.

Workflow doanh nghiệp đang thay đổi theo hướng kết nối hơn

Một trong những thay đổi lớn nhất có thể nhìn thấy trong quá trình số hóa là cách doanh nghiệp xử lý công việc đang dần chuyển từ “riêng lẻ” sang “liên kết”.

Trước đây:

• thông tin thường nằm rời rạc giữa các bộ phận
• quy trình phụ thuộc nhiều vào giấy tờ hoặc thao tác trung gian
• việc phối hợp giữa các phòng ban cần nhiều thời gian xử lý

Nhưng hiện nay, doanh nghiệp đang dần chuyển sang mô hình:

• dữ liệu tập trung hơn
• workflow liên kết hơn
• xử lý realtime hơn
• giảm thao tác thủ công
• tăng khả năng phối hợp liên phòng ban

Điều đó giúp doanh nghiệp:

• phản hồi nhanh hơn
• kiểm soát vận hành tốt hơn
• giảm thời gian xử lý nội bộ
• hạn chế đứt gãy thông tin trong workflow

Đặc biệt, trong môi trường làm việc hiện nay, nơi tốc độ phản hồi và khả năng phối hợp giữa các bộ phận ngày càng quan trọng, workflow không còn chỉ là quy trình nội bộ — mà đang trở thành một phần ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành doanh nghiệp.

Điều doanh nghiệp đang thay đổi không chỉ là công nghệ

Có một điểm khá thú vị trong quá trình số hóa hiện nay: nhiều doanh nghiệp đầu tư công nghệ trước, nhưng sau đó mới nhận ra điều cần thay đổi nhiều nhất lại là cách vận hành.

Bởi khi workflow thay đổi:

• cách xử lý công việc cũng thay đổi
• cách phối hợp nội bộ cũng thay đổi
• cách luân chuyển dữ liệu cũng thay đổi
• và gần như toàn bộ hoạt động hỗ trợ phía sau cũng phải thay đổi theo

Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu nhìn vận hành dưới góc độ tổng thể hơn, thay vì xử lý từng hoạt động riêng lẻ như trước đây.

Doanh nghiệp hiện nay không chỉ cần:

• một phần mềm quản lý
• một hệ thống lưu trữ dữ liệu
• hay một công cụ vận hành riêng biệt

Mà cần:

• workflow đồng bộ
• dữ liệu liên kết
• khả năng phối hợp liên phòng ban
• và hệ thống vận hành đủ linh hoạt để thích nghi với tốc độ xử lý mới

>>>DỊCH VỤ CUNG CẤP MỰC IN VĂN PHÒNG ĐỊNH KỲ CHO DOANH NGHIỆP

Khi workflow thay đổi, các hoạt động hỗ trợ cũng cần thích nghi

Sự thay đổi trong workflow không chỉ tác động đến các hệ thống quản lý, mà còn ảnh hưởng đến rất nhiều hoạt động vận hành phía sau.

Từ:

• lưu trữ tài liệu
• xử lý chứng từ
• quản lý thông tin nội bộ
• quy trình phê duyệt
• luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận

cho đến các hoạt động hỗ trợ như in ấn, tất cả đều đang được tổ chức lại để phù hợp với môi trường làm việc ngày càng kết nối hơn.

Theo Gartner, doanh nghiệp có thể giảm khoảng 20–30% khối lượng in ấn khi số hóa tài liệu và quy trình.

Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa hoạt động in ấn biến mất.

Thay vào đó, doanh nghiệp đang thay đổi cách sử dụng in ấn trong workflow:

• chọn lọc hơn
• phục vụ trực tiếp cho vận hành hơn
• tập trung vào các nhu cầu thực tế hơn
• và tối ưu hơn cho tốc độ xử lý công việc

Nói cách khác, in ấn hiện nay không còn vận hành theo mô hình cũ, mà đang trở thành một phần được điều chỉnh để phù hợp với cách doanh nghiệp làm việc hiện đại hơn.

Chuyển đổi số không chỉ là bài toán công nghệ

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, bài toán lớn không còn nằm ở việc “có công nghệ hay không”.

Mà nằm ở:

• workflow có đồng bộ hay chưa
• dữ liệu có được kết nối hiệu quả hay không
• các bộ phận có phối hợp tốt hay không
• hệ thống vận hành có đủ linh hoạt hay chưa
• và doanh nghiệp có thể xử lý công việc nhanh đến mức nào

Đó cũng là lý do ERP, workflow management hay các hệ thống vận hành hiện nay bắt đầu được doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn.

Bởi doanh nghiệp không chỉ cần công nghệ để “số hóa”, mà cần một hệ thống giúp:

• kết nối dữ liệu
• tối ưu workflow
• đồng bộ vận hành
• và giảm bớt các khoảng trống trong quá trình phối hợp nội bộ

Góc nhìn từ Vmax

Là doanh nghiệp hoạt động lâu năm trong lĩnh vực giải pháp in ấn doanh nghiệp, Vmax có cơ hội quan sát khá rõ sự thay đổi trong cách doanh nghiệp vận hành suốt nhiều năm qua.

Và chính Vmax cũng đang liên tục tối ưu workflow, hệ thống vận hành và cách phối hợp nội bộ để thích nghi với môi trường làm việc ngày càng kết nối hơn.

Từ trải nghiệm thực tế đó, bên cạnh các giải pháp in ấn doanh nghiệp, Vmax cũng đang mở rộng góc nhìn sang các bài toán:

• workflow
• tối ưu vận hành
• ERP/Odoo
• chuyển đổi số doanh nghiệp

nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành đồng bộ, linh hoạt và hiệu quả hơn trong bối cảnh mới.