Khi cách doanh nghiệp vận hành thay đổi, các hoạt động hỗ trợ cũng cần thích nghi

Trong nhiều năm trở lại đây, điều thay đổi nhanh nhất trong doanh nghiệp đôi khi không nằm ở công nghệ, mà nằm ở tốc độ vận hành.

Doanh nghiệp hiện nay xử lý công việc nhanh hơn.
Thông tin được luân chuyển liên tục hơn.
Các phòng ban phối hợp với nhau nhiều hơn trước.

Điều đó khiến cách doanh nghiệp vận hành hiện nay khác khá nhiều so với trước đây.

Nếu như trước kia, nhiều hoạt động có thể được xử lý theo từng bộ phận riêng lẻ, thì hiện nay gần như mọi quy trình đều cần sự kết nối giữa nhiều phòng ban trong cùng một hệ thống vận hành.

Và khi tốc độ xử lý thay đổi, toàn bộ các hoạt động hỗ trợ phía sau cũng buộc phải thích nghi theo.

Sự thay đổi hiện nay diễn ra ở gần như mọi phòng ban

Nếu nhìn vào cách doanh nghiệp vận hành hiện nay, có thể thấy sự thay đổi đang diễn ra ở gần như mọi bộ phận trong doanh nghiệp.

Trước đây:

• bộ phận kinh doanh quản lý thông tin khách hàng theo từng hệ thống riêng
• kế toán xử lý chứng từ theo từng quy trình riêng
• nhân sự lưu trữ dữ liệu nội bộ theo cách riêng
• mua hàng, kho vận và vận hành phối hợp qua nhiều bước trung gian

Điều này từng phù hợp với giai đoạn doanh nghiệp vận hành theo mô hình tương đối tách biệt giữa các bộ phận.

Tuy nhiên hiện nay, khi doanh nghiệp cần tốc độ xử lý nhanh hơn và khả năng phối hợp liên tục hơn, các phòng ban cũng bắt đầu kết nối với nhau nhiều hơn trong quá trình vận hành.

Ví dụ:

• bộ phận kinh doanh cần cập nhật thông tin khách hàng nhanh hơn để phối hợp xử lý đơn hàng
• kế toán cần dữ liệu đồng bộ hơn để hạn chế thời gian xử lý chứng từ
• nhân sự cần quản lý thông tin tập trung hơn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô
• bộ phận mua hàng và kho vận cần phối hợp liên tục hơn để hạn chế gián đoạn vận hành
• ban quản lý cần dữ liệu được cập nhật xuyên suốt giữa các bộ phận để theo dõi tình hình vận hành nhanh hơn

Điều đó khiến doanh nghiệp hiện nay không chỉ cần các công cụ xử lý riêng lẻ, mà cần khả năng kết nối và đồng bộ giữa các phòng ban trong toàn hệ thống vận hành.

Khi các bộ phận kết nối nhiều hơn, các hoạt động hỗ trợ cũng không còn vận hành độc lập

Một trong những thay đổi dễ nhận thấy nhất hiện nay là các hoạt động hỗ trợ đang dần trở thành một phần trực tiếp của hiệu suất vận hành doanh nghiệp.

Trước đây:

• lưu trữ tài liệu
• xử lý chứng từ
• quản lý dữ liệu
• in ấn
• luân chuyển thông tin nội bộ

thường được xem là các hoạt động hỗ trợ riêng biệt.

Nhưng hiện nay, khi doanh nghiệp vận hành theo hướng kết nối hơn, các hoạt động này bắt đầu ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phối hợp giữa các bộ phận.

Ví dụ:

• dữ liệu cần được truy xuất nhanh hơn
• tài liệu cần được xử lý đồng bộ hơn
• thông tin cần được luân chuyển chính xác hơn
• các hoạt động hỗ trợ cần hạn chế gián đoạn hơn

Điều này khiến nhiều doanh nghiệp bắt đầu thay đổi cách tổ chức vận hành phía sau:

• giảm thao tác trung gian
• đồng bộ dữ liệu tốt hơn
• tối ưu quy trình xử lý nội bộ
• và xây dựng hệ thống vận hành liền mạch hơn giữa các phòng ban

In ấn hiện nay cũng đang thay đổi theo cách doanh nghiệp vận hành

Theo Gartner, doanh nghiệp có thể giảm khoảng 20–30% khối lượng in ấn khi số hóa tài liệu và quy trình.

Tuy nhiên trên thực tế, điều doanh nghiệp thay đổi không đơn thuần là “in ít hơn”.

Mà là thay đổi cách sử dụng hoạt động in ấn trong vận hành.

Nếu trước đây in ấn thường mang tính đại trà hoặc phục vụ nhiều bước xử lý thủ công, thì hiện nay doanh nghiệp đang ưu tiên:

• in đúng nhu cầu vận hành
• tối ưu cho tốc độ xử lý công việc
• giảm các bước dư thừa
• và phục vụ trực tiếp cho các quy trình cần tính liên tục cao hơn

Điều đó cho thấy hoạt động in ấn không biến mất trong quá trình số hóa, mà đang được điều chỉnh để phù hợp hơn với cách doanh nghiệp vận hành hiện nay.

Điều doanh nghiệp cần hiện nay không chỉ là công nghệ

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, bài toán lớn không còn nằm ở việc có thêm bao nhiêu công nghệ.

Mà nằm ở việc:

• dữ liệu có được kết nối hiệu quả hay không
• các bộ phận có phối hợp tốt hay không
• quy trình xử lý có đủ đồng bộ hay không
• và hệ thống vận hành có đủ linh hoạt để thích nghi với tốc độ xử lý mới hay chưa

Đó cũng là lý do các hệ thống ERP/Odoo hiện nay ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm hơn.

Bởi doanh nghiệp không chỉ cần số hóa dữ liệu, mà cần một hệ thống giúp:

• đồng bộ thông tin giữa các bộ phận
• giảm khoảng trống trong phối hợp nội bộ
• tối ưu xử lý công việc
• và duy trì vận hành liền mạch hơn trong toàn doanh nghiệp

Góc nhìn từ Vmax

Là doanh nghiệp hoạt động lâu năm trong lĩnh vực giải pháp in ấn doanh nghiệp, Vmax có cơ hội quan sát khá rõ sự thay đổi trong cách doanh nghiệp vận hành suốt nhiều năm qua.

Và điều dễ nhận thấy nhất là doanh nghiệp hiện nay không chỉ thay đổi công nghệ, mà đang thay đổi toàn bộ cách phối hợp, xử lý công việc và vận hành giữa các bộ phận.

Chính Vmax cũng đang liên tục tối ưu hệ thống vận hành nội bộ, cách phối hợp và quy trình xử lý công việc để thích nghi với môi trường làm việc ngày càng kết nối hơn.

Từ trải nghiệm thực tế đó, bên cạnh các giải pháp in ấn doanh nghiệp, Vmax cũng đang mở rộng góc nhìn sang:

• tối ưu vận hành
• ERP/Odoo
• quản trị doanh nghiệp
• chuyển đổi số doanh nghiệp

nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành đồng bộ và hiệu quả hơn trong bối cảnh mới.