Bạn làm việc với Microsoft Office, và tất nhiên đôi lúc bạn cần phải in các bảng tính, các bài báo cáo trên Excel ra bản giấy nhưng khi in lại gặp vấn về về việc hiệu chỉnh trang in sao cho vừa đẹp. Vậy thì trong bài viết sau, Vmax sẽ hướng dẫn các bạn các cách đơn giản thiết lập thông số bảng tính Excel trước khi in.
Thiết lập thông số cho trang in
1. Chiều của trang in:
Thông thường trong word chúng ta quen với việc in giấy dọc, tuy nhiên đối với excel bạn có thể sẽ phải chọn trang giấy theo chiều ngang để chứa hết được bảng tính của bạn.
Bạn làm như sau: Chọn tab Page Layout -> Orientation -> chọn chiều trang giấy.
- Portrait: trang dọc.
- Landscape: trang ngang.
Bạn click vào Landscape để chọn trang nằm ngang.
Chiều của trang in
2. Canh lề trang in:
Bạn vào Page Layout -> Margins và chọn các kiểu canh lề được mặc định sẵn.
Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy các kiểu canh lề có sẵn không phù hợp với bảng tính bạn muốn in, bạn có thể tự thiết lập định dạng căn lề riêng như sau: Cũng trong Page Layout -> Margins, dưới cuối cùng bạn chọn Custom Margins…, một hộp thoại mới mở ra. Tại đây, bạn có thể canh lề trên-dưới-trái-phải tùy ý bản in mà bạn muốn.
Bạn có thể canh lề trên-dưới-trái-phải tùy ý bản in mà bạn muốn.
3. Thiết lập khổ giấy
Tùy vào máy in của bạn có thể in được các khổ giấy nào (A3, A4, A5…theo tiêu chuẩn ISO hoặc khổ Letter, Legal… theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ).
Bạn vào Page Layout -> Size -> chọn khổ giấy mặc định có sẵn.
Nếu không có kiểu phù hợp, bạn chọn Page Layout -> Size -> More Paper Sizes để thiết lập khổ giấy khác.
để thiết lập khổ giấy khác.
4. Chọn vùng in (Set Print Area)
Các bạn chọn vùng cần in (bôi đen) sau đó chọn Page Layout -> Print Area -> Set Print Area. Máy sẽ biết được các vùng nào bạn muốn in, vùng còn lại sẽ không được in ra trong bản in.
5. Điều chỉnh tỉ lệ phóng to thu nhỏ của trang in
Ngoài ra, nếu bảng tính quá lớn không nằm trọn trong 1 trang giấy gây khó nhìn, bạn có thể thu nhỏ cả trang in cho đến khi cảm thấy vừa đủ, chữkhông quá nhỏ khi đọc và ngược lại.
Cách làm: Chọn Page Layout, trong phần Scale to Fit các bạn chỉnh sửa tỉ lệ trong Scale. Có thể thu nhỏ tài liệu xuống 10% và phóng to lên 400%.
Thiết lập thông số trong hộp thoại Print.
1. Chọn File -> Print (hoặc tổ hợp phím Ctrl + P).
2. Xuất hiện phần thiết lập Print và xem trước khi in.
Các bạn thiết lập mốt số thông số trang in excel trong hộp thoại.
Các bạn thiết lập mốt số thông số trong hộp thoại in.
Printer: Chọn máy in (trong trường hợp hệ thống mạng của bạn có nhiều máy in, hãy chọn máy thuận tiện nhất).
Settings: Chọn sheet hay vùng cần in, trong settings gồm các tùy chọn:
- Print Active Sheets: Chỉ in sheet hiện tại hoặc các sheet được chọn.
- Print Entire Workbook: In toàn bộ Wordbook.
- Print Selection: Chỉ in vùng đang được chọn.
Sau đó xem lại tổng thể trang in một lần nữa, nếu cần bạn có thể thiết lập lại một số thông số trang in excel chiều giấy, khổ giấy, căn lề…
Chọn số bản in trong phần Copies và sau khi thiết lập xong các bạn nhấn Print để bắt đầu in.
Vậy là các bạn đã có trang in được thiết lập thông số một cách hoàn chỉnh từ dữ liệu trong bảng tính Excel. Các bạn có thể tùy chỉnh thêm một số thông số nữa nếu cần thiết. Chúc các bạn thành công!
Vmax.