Cùng Vmax học các phím tắt hay, cách giải quyết khi mail đầy, lấy lại mail khi lỡ chọn gửi, và nhiều mẹo khác để Microsoft Outlook không còn là nỗi lo của bạn nữa nhé!
Hãy nhớ lại các công việc hàng ngày mà bạn phải tương tác với Outlook. Có phải chỉ là soạn mail mới, reply email, reply email cho tất cả mọi người, và forward không? Vậy hãy thử những phím tắt đơn giản sau đây để đỡ phải đụng đến con chuột làm mất hết mấy giây quý giá của người làm văn phòng nhé:
♦ Soạn mail mới, lịch họp mới: Ctrl + N
♦ Reply email cho người gửi: Ctrl + R
♦ Reply email cho tất cả mọi người: Ctrl + Shift + R
♦ Forward email: Ctrl + F
♦ Chuyển đổi qua lại giữa các tab Mail, Calendar, Contact, và Tasks: Ctrl + 1, 2, 3, 4
♦ Chuyển đổi qua lại giữa các mail (điều kiện là bạn đã mở cửa sổ đọc mail rồi): Ctrl + . (chấm) hoặc , (phẩy)
♦ Tìm kiếm tên: F11
♦ Tìm kiếm thư: F9
Dùng ngôn ngữ tự nhiên khi đặt lịch họp
Làm ở văn phòng, đặt lịch họp cũng là việc thường xuyên bạn phải làm. Nhưng thay vì hẹn thời gian bằng cách ngồi mò mẫm những con số trong lịch như thế này:
Hãy thử gõ bằng ngôn ngữ tự nhiên (rất tiếc là phải gõ bằng tiếng Anh) vào khung ngày tháng, ví dụ như: 3 days after tomorrow. Outlook sẽ tự động tìm đúng đến ngày đó cho bạn.
Mail đầy rồi, lưu lại thôi!
Vui Vẻ cảm thấy ghen tị với mấy bạn làm ở công ty có dung lượng lưu trữ hộp mail outlook lên đến mấy Gb. Ở công ty Vui Vẻ, cứ lâu lâu là Vui Vẻ phải lưu email (archive) lại để có thêm chỗ trống cho mail mới vào đó. Bạn nào gặp tình trạng như Vui Vẻ thì làm theo hướng dẫn này nha:
- Vào File chọn Archive…
- Browse để chọn folder và tạo tập tin lưu mail vào
- Chọn hộp mail để archive
Vậy là xong. Sau này khi muốn kiểm tra lại các mail cũ, bạn chỉ cần vào lại folder Archive như sau:
Hẹn giờ gửi email
Giả sử bạn làm xong việc sếp giao vào chiều nay. Sếp thì đã về rồi. Bạn cũng muốn gửi mail ngay lúc này vì sợ sáng mai lu bu quên mất. Thế nhưng bạn cũng sợ rằng từ giờ tới tối sẽ có rất nhiều đồng nghiệp “spam” hộp mail của sếp làm email của bạn chạy tuốt xuống phía dưới. Sáng hôm sau sếp nhiều khi bỏ qua luôn email của bạn. Vậy thì hãy thử hẹn giờ gửi email của bạn ngay trong Outlook nhé!
Hãy:
- Soạn một email
- Mở hộp thoại Option trên thanh công cụ
- Chọn Do not deliver before và nhập vào thời gian mong muốn
Vậy là xong. Bảo đảm sáng hôm sau email của bạn sẽ đến đúng hẹn.
Lỡ gửi nhầm 1 email! Recall ngay!
Cách đây không lâu, Google có chức năng Undo Send cho những bạn làm lỡ gửi mail rồi mà đột nhiên thấy điều gì sai sót nên muốn lấy mail lại. Outlook cũng có 1 chức năng tương tự vậy, gọi là Recall.
Để Recall mail thì bạn hãy làm như sau nhé:
- Chọn email vừa gửi trong hộp thư Sent
- Ở thẻ Action, chọn Other Actions và chọn Recall This Message
Nhưng mà email của bạn chỉ lấy lại được khi người nhận chưa mở cửa sổ Outlook lên thôi. Chứ nếu họ đang mở cửa sổ Outlook, dù cho họ chưa mở mail của bạn ra thì bạn cũng không thể recall được. Vậy nên nhớ đọc lại email thật kỹ trước khi gửi nha.