Chúng ta thường cho rằng chi phí văn phòng phẩm là rất nhỏ nhặt trong tổng chi phí hoạt động của một công ty, thế nhưng nếu bạn là chủ một doanh nghiệp hay làm ở bộ phận hành chính văn phòng, bạn sẽ hiểu chi phí văn phòng phẩm mỗi tháng gộp lại là khá cao, và nếu bạn không quản lý tốt sẽ rất dễ gây ra lãng phí cho công ty. Thế nhưng làm sao để có thể quản lý chi phí văn phòng phẩm hiệu quả luôn là câu hỏi được đặt ra. Bài viết dưới đây Vmax sẽ giúp gợi ý cho các bạn mốt số cách quản lý chi phí văn phòng phẩm hiệu quả như sau:
1. Đưa ra định mức sử dụng
Cách quản lý chi phí văn phòng phẩm hiệu quả.
Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng và bộ phận hành chính lập định mức sử dụng cho từng phòng ban và cấp phát theo số lượng đó căn cứ theo nhu cầu sử dụng thực tế của từng bộ phận. Hàng quý, phòng hành chính nên rà soát lại định mức sử dụng văn phòng phẩm và bổ sung cho phù hợp.
Bạn hãy luôn giám sát danh sách các đồ dùng văn phòng phẩm của công ty để đặt mua kịp thời. Bên cạnh đó, hãy làm việc tư tưởng với các nhân viên công ty sử dụng văn phòng phẩm một cách tiết kiệm đúng công việc, đúng mục đích cho công ty.
2. Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ phận:
Trước khi định mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty, bạn hãy tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua. Cách làm này giúp bạn kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Nhờ đó, bạn còn có thể tính toán trước chi phí mua sắm giúp sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả và kiểm soát được tình hình sử dụng văn phòng phẩm của cả công ty.
Căn cứ vào nhu cầu các phòng ban để mua văn phòng phẩm phù hợp.
3. Chọn văn phòng phẩm chất lượng
Đối với một món văn phòng phẩm, cũng có rất nhiều chủng loại, chất và mức giá khác nhau. Thường thì món hàng rao bán được quảng cáo theo tên gọi, chất lượng có thương hiệu với giá siêu rẻ trong bảng báo giá. Tuy nhiên khi thực tế giao hàng, khách hàng lại nhận được món hàng văn phòng phẩm tương tự nhưng kém chất lượng, sử dụng không được như ý và chúng mau chóng hỏng trong thời gian ngắn.
Như vậy, chi phí cho việc mua đi mua lại các món văn phòng phẩm giá rẻ nhưng chất lượng kém còn hao phí nhiều hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt tuy mức giá có cao hơn một chút. Vì thế, hãy cân nhắc thật kỹ xem sản phẩm nào quan trọng cần thiết thì đừng tiếc tiền mua văn phòng phẩm chất lượng tốt.
Trên đây là 3 trong các cách tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm hiệu quả .Mời các bạn xem tiếp Cách tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm hiệu quả (P2) tại đây.