In ấn tại văn phòng đã trở thành công việc thường nhật và chắc chắc không tránh khỏi những sự cố trong quá trình sử dụng máy. Dưới đây là một số lỗi in ấn thường gặp và cách xử lý những tình huống đó.
1. Lỗi kẹt giấy trên máy in
Nếu máy in bị kẹt giấy, thì bạn phải thực hiện gỡ tờ giấy bị lỗi ra khỏi máy an toàn rồi mới có thể in ấn trở lại. Bạn phải hết sức cẩn thận khi thực hiện việc này vì khi kéo giấy ẩu hay quá mạnh tay có thể gây hư trống từ (drum) và theo thống kê thì có đến 60% trường hợp kẹt giấy bị sự cố hỏng hóc này.
Giải quyết: Do đó, khi bị kẹt giấy trong quá trình in ấn, thì trước tiên bạn phải tắt nguồn máy in. Tiếp đến, nếu là máy in Canon LBP, bạn mở phần nắp đậy ở phía trên, hoặc nếu là máy in Laser HP thì nắm chặt phần gờ và kéo bật ra ngoài,. Kế tiếp, bạn hãy lấy hộp mực (cartridge) ra khỏi máy và kéo phần giấy bám vào thanh cuộn ra ngoài. Cuối cùng, bạn lắp hộp mực trở lại và tiếp tục việc in ấn.
Trường hợp khác: Còn nếu giấy chưa tiếp xúc với bộ phận nạp giấy thì bạn sẽ nghe tiếng trục cuốn giấy xoay nhưng giấy vẫn không được cuốn vào trong. Cách giải quyết cho trường hợp này là, bạn dùng tay hay đẩy đầu chặn giấy phía ngoài khay hướng vào trong, cho tới khi tờ giấy được cuộn vào, và quá trình in xảy ra.
2. Máy in không hoạt động
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc máy in không hoạt động, nhưng về cơ bản thì bạn có thể phòng tránh được các nguyên nhân chủ quan từ người sử dụng như là quên cấp nguồn cho máy in, hư hỏng cáp nối dữ liệu, và chưa đóng nắp máy in.
Trường hợp 1: Trước hết, bạn hãy kiểm tra lại dây nguồn đã cắm vào ổ cấp điện hay chưa. Kế tiếp, bạn xem nút nguồn (Power) trên máy in đã bật hay chưa. Với dây cáp dữ liệu, bạn cũng kiểm tra xem nó có bị đứt do bị xoắn, gãy hay bị côn trùng cắn hay không… Các đầu cáp cũng cần được kiểm tra kỹ xem có biến dạng, gãy chân đồng hay các chân cáp bị xoắn dính vào nhau hay không.
Trường hợp 2: Với nhiều dòng máy in sẽ có tính năng là không cho máy hoạt động nếu như nắp máy chưa được đóng vào khớp. Trog khi nhiều người dùng thì khi mở máy để lấy giấy kẹt hay làm vệ sinh thường hay vô tình đóng nắp máy không kỹ dẫn đến lỗi máy không hoạt động.
Trường hợp 3: Ngoài ra, cũng có trường hợp do người sử dụng gửi tập tin quá lớn làm tràn bộ đệm in, hay máy bị treo do người dùng gửi nhiều lệnh in cùng lúc đến máy.
Giải quyết: Để xử lý vấn đề tràn hàng đợi, bạn nhấn kép chuột vào biểu tượng máy in đang hoạt động trên khay hệ thống. Một danh sách các tập tin chờ in sẽ xuất hiện trong danh sách. Bằng cách sử dụng menu Printer, chúng ta sẽ xóa đi hàng đợi này rồi chọn Cancel All Documents. Tuy nhiên, dù hàng chờ in đã được xóa nhưng máy vẫn sẽ in tiếp một vài trang vẫn còn lưu trong bộ nhớ đệm. Nếu muốn xóa hoàn toạn bộ nhớ đệm này, thì bạn hãy lấy hết phần giấy còn thừa trong khay giấy, chờ cho máy in kết thúc trang in hiện tại, và bật tín hiệu hết giấy.
Một cách khác để bạn giải quyết vấn đề bộ đệm máy in này, là tại cửa sổ dòng lệnh Command Prompt, bạn gõ vào dòng lệnh Net stop spooler -> Enter để dừng dịch vụ in, rồi gõ tiếp lệnh Net Start spooler để khởi động lại dịch vụ in trong hệ thống.
3. Lỗi máy in không kết nối được với dịch vụ in ấn của hệ điều hành
Khi bạn nhận được thông báo Can not start spooler service thì có nghĩa bạn đã gặp phải lỗi này, và máy in sẽ không nhận được bất kỳ thông tin nào từ máy tính của bạn.
Phần lớn nguyên nhân gây ra việc mất kết nối giữa máy in và dịch vụ in là do cáp kết nối giữa máy in và máy tính không tiếp xúc tốt. Do đó trước tiên bạn phải đảm bảo rằng cáp đã được gắn đúng vị trí. Sau đó, kích hoạt dịch vụ trong Windows bằng cách mở hộp Run(tổ hợp phím Window + R) rồi gõ lệnh services.msc rồi tìm đến Print Splooler, nhấp đúp chuột. Tiếp theochuyển trạng thái dịch vụ in ấn trong phần Startup type thành Automatic. Cuối cùng nhấn Start để khởi động lại dịch vụ in ấn này.
Để kiểm tra lại, cách tốt nhất là bạn hãy khởi động lại máy in. Sau khi khởi động xong, bạn tiến hành in ấn thử, hoặc quay lại cửa sổ cấu hình dịch vụ Windows như các bước trên, rồi kiểm tra trạng thái của dịch vụ Print Spooler.
4. Lỗi kẹt mực trên máy in phun
Lỗi này hay xảy ra đối với máy in phun. Dấu hiệu nhận biết đó là máy in ngừng lại và hầu hết các đèn trên máy in nhấp nháy liên tục cùng một lúc. Điều này cho biết việc kết nối với hộp mựcđã có vấn đề, nguyên nhân thường là do bạn bơm lại mực cho hộp mực cũ thì mực bị kẹt trên đầu phun, hoặc bạn không xóa chip nhớ trên hộp mực đã bơm lại đó.
Giải quyết: Tùy trường hợp mà bạn có những cách giải quyết khác nhau. Trước hết bạn dùng tính năng lau đầu phun có sẵn trên máy in, hoặc tháo hộp mực ra và dùng giẻ khô mềm để làm sạch đầu phun. Nếu chip nhớ bị lỗi, thì bạn dùng các thiết bị reset chip nhớ hộp mực. Với các máy in phun của hãng Epson, bạn có thể dùng phần mềm SSC Utility (http://www.ssclg.com/epsone.shtml), để reset lại chip nhớ.
Hy vọng những hướng dẫn bên trên có thể hỗ trợ bạn phần nào trong quá trình sử dụng máy in và khắc phục những lỗi thường gặp.
Nguồn: Internet