Dù thích hay ghét bạn cũng phải dùng Outlook vì đó là một trong những lựa chọn tốt nhất cho email client tính đến thời điểm hiện nay.
1. Phím tắt (shortcuts)
Nằm trong bộ Office nên các phím tắt soạn thảo rất quen thuộc: Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: đậm, nghiêng, gạch chân hay Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R: canh trái, giữa, phải…
mình thường hay xài
| Ctrl+N | soạn mail mới |
| Ctrl+R | trả lời |
| Atl+L | trả lời tất cả |
| F3/ Ctrl+E | đưa trỏ chuột vào khung tìm kiếm |
| Ctrl+, / Ctrl+. | chuyển qua email trước đó/ kế tiếp |
| Ctrl+1/ Ctrl+2/ Ctrl+3/ Ctrl+4/ Ctrl+5 | chuyển qua các màn hình Mail/ Calendar/ Contacts (People)/ Tasks/ Notes |
Ngoài ra, bạn đang copy một đoạn văn bản nào đó và muốn gửi mail nhanh thì cứ Ctrl+V ngay trong màn hình chính của Outlook không cần phải New Email. Bấm phím Insert để gắn cờ Follow Up (Today) và cũng bấm lần nữa để Mark Completed.
Bạn có thể Google thêm với từ khóa “outlook shortcut keys” hoặc coi toàn bộ trên Office Support.
2. Tạo email mẫu (Template)
Ngày nào cũng phải gửi mấy cái mail kiểu bên dưới thì chán lắm, mà viết đi viết lại hoài nhiều khi còn sai chính tả, thiếu dấu phẩy dấu chấm nữa, giống kiểu chép phạt hồi xưa ấy, chả thấy lợi ích gì.
Bạn soạn một cái mail mới để làm mẫu, sau đó vô File> Save As, mục Save As Type chọn Outlook Template (*.oft) là xong. Sau này cần gửi lại mẫu thì thay vì vô tab Home> New Email như mọi khi bạn chọn New Items> More Items> Choose From, chọn Outlook Template trong mục Look in để mở danh sách email mẫu đã lưu.
3. Tạo Rule
Để quản lý các email một cách tự động: tự chuyển email vào thư mục Quan trọng rồi gắn cờ đặt nhắc nhỏ nếu gửi từ địa chỉ sep@congty.com hay xóa luôn nếu trong tiêu đề email có chứa mấy từ như “báo lỗi”, “góp ý”…
Rất tiện dụng phải không? Chọn một mail bất kỳ muốn tạo rule rồi trong thẻ Home, bấm nút Rules> Create Rule. Trước đây thì mình hay Move the item to folder để tự động đẩy email vào các thư mục tạo trước nhưng sau này nhiều mail quá lại hay quên kiểm tra trong các thư mục con nên cứ để thẳng ngoài Inbox hết, bấm Advanced Options để mở Rule Wizard với nhiều lựa chọn hơn.
Thí dụ trong hình bên dưới là mình đang đặt rule cho mail gửi từ người có tên là Dung Ha Anh, mà trong tiêu đề thư có chữ “Thử nghiệm” hoặc “không có gì“. Rồi bấm Next để sang bước lựa chọn hành động: assign it to the category (gán vào nhóm vào đó), delete it, print it,… Bạn chú ý trong hộp thoại Rule Wizard có ô Step 2: Edit the rule description ở bên dưới để bạn có thể bấm vào mấy dòng gạch chân và đổi các giá trị đã gán.
Bấm Next cái nữa để kết thúc quá trình tạo rule, ở đây bạn có thể chọn Run this rule now on message already in “Inbox” để Outlook chạy rule này với tất cả các email phù hợp tiêu chí đang có sẵn trong Inbox, bấm Finish là xong.
Nhân có nói về “assign it to the category” thì Categorize là tính năng cho phép bạn tạo các nhóm với màu sắc khác nhau để gán vào mail/ note/ people/ tasks… Mọi thứ vẫn nằm ngay tại Inbox nhưng đã được dánh dấu bằng các màu sắc thuộc các nhóm khác nhau, rất dễ quản lý cũng như tìm kiếm các mail trong cùng một nhóm (Find Related).
Theo anhdung.me