Sử dụng thành thạo các kỹ năng Excel là điều cần thiết cho tất cả các công việc của dân văn phòng vì nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, nâng cao năng suất làm việc cũng như tạo điều kiện cho sự thăng tiến trong công việc của bạn. Bài viết dưới đây, Vmax sẽ gợi ý cho bạn top 10+ thủ thuật Excel hữu ích đối với dân văn phòng.

1. Hiển thị công thức siêu nhanh

Nếu bạn cần kiểm tra công thức nhưng lại có quá nhiều dữ liệu và không thể kiểm tra được chi tiết từng một thì chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + ~ là bạn có thể xem các công thức cực nhanh.

2. Khoá lập tức màn hình máy tính

Trong quá trình làm việc có thể bạn sẽ rời đi rất nhiều lần, nếu trường hợp cấp thiết phải rời màn hình mà bạn lại không muốn người khác dùng đến máy tính của mình vì có nhiều thông tin cần phải bảo mật.

Tình huống này bạn chỉ cần dùng tổ hợp phím “Windows + L” thì lập tức máy tính sẽ chuyển về cửa sổ đăng nhập và yêu cầu nhập mật khẩu (nếu bạn đặt mật khẩu cho máy tính) mới có thể vào máy và tiếp tục làm việc.

3. In 1 vùng tuỳ chọn trong excel

Khi bạn chỉ muốn in một phần thông tin trong bảng tính Excel thì chúng ta sẽ thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn vùng in: Chọn vùng in chúng ta thực hiện bằng cách bôi đen vùng cần in.

• Bước 2: Đặt vùng in: Để in chúng ta sẽ phải đặt vùng in như sau: Vào “Page layout” => “Print Area” => Set Print Area.

• Bước 3: In vùng đã chọn: Sau khi đặt vùng in chúng ta tiến hành in như bình thường, các bạn có thể căn chỉnh như in các văn bản khác trước khi in nếu cần.

4. Chuyển đổi các cửa sổ làm việc trên máy tính

Trong quá trình làm việc, chúng ta thường mở nhiều cửa sổ làm việc, nếu dùng chuột để chọn lần lượt qua lại các cửa sổ thì rất mất thời gian vì vậy có 2 cách để chuyển đổi các cửa sổ nhanh chóng sau:

• Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt +Tab:

Đối với cách này ta có thể lựa chọn các cửa sổ dưới dạng phẳng đã thu nhỏ. Chọn đến cửa sổ làm việc nào thì nó sẽ bôi đen cho các bạn ở cửa sổ đó.

• Cách 2: Dùng tổ hợp phím: Windows + Alt:

Tổ hợp phím này sẽ giúp chúng ta tìm đến các cửa sổ đang làm việc dưới dạng 3D, bằng cách nhấn 1 lần tổ hợp phím thì cửa sổ làm việc sẽ lần lượt hiện ra, cái mình đang chọn là cửa sổ đầu tiên trên màn hình. Ưu điểm của cách thứ 2 là nhìn sẽ trực quan và rõ hơn các cửa sổ.

5. Đổi cột thành dòng, dòng thành cột

Khi bạn đang có 1 bảng tính như sau:

Tuy nhiên bạn lại muốn chỉ tiêu các nhóm sẽ nằm ở hàng ngang và các tháng trở thành các cột thì chúng ta sẽ thực hiện theo thứ tự như sau:

• Bôi đen bảng số liệu => Chọn Copy => Chọn Paste Special.

• Khi bảng menu hiện ra các bạn chọn Transpose => Chọn Ok.

Kết quả nhận được như sau:

6. In văn bản từ Excel khi sang trang vẫn có tiêu đề

Khi in 1 văn bản từ file Excel, vấn đề thường xảy ra làm bạn khó chịu đó là khi sang trang 2, trang 3 và các trang phía sau dòng tiêu đề bị mất do đó không thể hình dung được số liệu đang xem là của chủ đề nào.

Ví dụ dưới đây cho thấy trang đầu tiên có hiện tiêu đề.

Nhưng khi qua trang sau thì tiêu đề dã bị mất.

Cách giải quyết vấn đề này như sau:

• Bước 1: Vào “Page layout” => “Page setup” => Chọn Tab “Sheet”.

• Bước 2: Ở trong giao diện làm việc của Tab Sheet => Chọn Row to repeat at top sau đó bôi đen dòng tiêu đề bạn muốn nhắc lại trong bảng tính => Nhấn nút Ok.

Sau khi kết thúc bước 2 thì các bạn in văn bản các trang phía sau sẽ có tiêu đề là các hàng như bạn đã lựa chọn.

7. Cố định hàng hoặc cột tiêu đề trong Excel

Khi bạn đang làm việc trên 1 bảng tính bao gồm rất nhiều dòng và nhiều cột, khi bạn kéo xuống phía dưới hoặc kéo sang 1 bên thì hàng hoặc cột tiêu đề cũng chạy theo làm bạn rất khó hình dung để đối chiếu số liệu. Để cố định hàng hoặc cột tiêu đề trong Excel cần dùng công cụ Freeze Panes:

• Vào View => chọn Freeze Top Row: Khi đó bảng tính Excel sẽ cố định dòng trên cùng. Kết quả đạt được là khi bạn kéo các dòng xuống phía dưới thì dòng tiêu đề vẫn cố định 1 chỗ.

• Vào View => chọn Freeze First Column: Thì khi đó bảng tính Excel sẽ cố định cột đầu tiên của bảng tính. Kết quả đạt được là bạn kéo bảng tính sang trái hay phải thì cột đầu tiên sẽ cố định.

 => Để bỏ lệnh Freeze panes thì vào View => Unfreeze Panes để quay lại trạng thái bình thường.