Quy tắc ghi chú đạt hiệu quả cao trong các cuộc họp

Để vừa theo dõi diễn biến nội dung & ghi chú thông tin cuộc họp một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian & hiệu quả, hãy thử nghiệm các cách hay sau đây.

1. Đọc lại những gì đã ghi chú

Đa số chúng ta thường có thói quen chú tâm ghi những gì nghe nhưng ít khi đọc lại. Điều này vô tình làm chúng ta mất công vô ích và khiến cho thông tin bị rơi sót một cách lãng phí, thiếu đầy đủ. Nếu bạn ghi chú không đúng cách thì nó chẳng mang lại lợi ích gì giúp cho bạn cả.

Nghiên cứu trên tờ Journal of Psychology vào những năm 80 chỉ ra rằng sinh viên không làm được bài kiểm tra không phải vì họ đã ghi chép không tốt, mà bởi vì họ không đọc lại những ghi chép của mình trước khi kiểm tra. Bên cạnh đó, nghiên cứu từ Đại học Keele tại Anh cho thấy 3/4 nghiên cứu về việc ghi chép đều có chung một mục đích, đó là để đọc lại sau này. Như vậy, nếu bạn có một đống giấy nhờ ghi chép về những cuộc họp mà bạn chưa bao giờ đọc lại một lần nào, thì việc ghi chép của bạn chả mang lại hiệu quả gì to lớn cho bản thân.

2. Chỉ có thể ghi chú bằng “giấy”?

Đương nhiên không hẳn là vậy rồi. Theo như viết trong tờ Tạp chí Harvard Business Review, Alexandra Samuel đã nói rằng nếu cô đến một cuộc họp và thấy đồng nghiệp đang cầm tập giấy nhớ, cô sẽ không có một chút ấn tượng tốt nào về hành động này. Samuel là một chuyên gia ghi chú bằng những thiết bị công nghệ. Cô tin rằng những thiết bị kỹ thuật số hiện đại mang lại nhiều tiện ích hơn so với công cụ thô sơ như giấy. Cô không đồng tình với ý kiến rằng mang laptop hay máy tính bảng vào cuộc họp sẽ gây xao nhãng. Việc thu hút sự chú ý của những người tham gia bằng những thông tin lôi cuốn, giá trị hoàn toàn là nhiệm vụ của người phát biểu trong cuộc họp.

3. Không lạm dụng thiết bị kỹ thuật số

Một số nghiên cứu đã tập trung làm rõ lợi ích của việc ghi chú bằng những thiết bị điện tử so với giấy và việc tự gõ ra những thông tin cần thiết cho cuộc họp hay việc copy/ paste những thông tin cần thiết làm tư liệu cho cuộc họp sẽ tốt hơn. Sau đó kết quả được đưa ra như sau: việc tự tay gõ ra các thông tin cần ghi chú sẽ khiến chúng ta nhớ lâu hơn, trong khi đó, copy/ paste tài liệu sẽ gây bất lợi hơn cho trí nhớ do văn bản sẽ trở nên dài hơn mức cần thiết.

4. Bạn có thể “Vẽ”

Tờ báo Anh British Journal of Educational Technology đã phát hiện được rằng việc vẽ thực sự mang lại hiệu quả gấp nhiều lần so với việc ghi chép đơn thuần. Bản đồ tư duy dem lại cấu trúc rõ ràng cho ghi chép, thường bao gồm một từ khoá trung tâm và những mũi tên hướng đến những từ khoá nhỏ hơn cùng các ý tưởng.

Nghiên cứu được tiến hành trên 2 nhóm khác nhau, nhóm sử dụng phương pháp SmartWisdom (một phương pháp lập bản đồ tư duy phổ biến) và nhóm ghi chép theo cách truyền thống. Tuy kết quả không có sự chênh lệch nhiều giữa đô chính xác của ghi chú từ 2 nhóm, nhóm lập bản đồ tư duy có xu hướng trình bày lại những ghi chép của mình một cách rõ ràng và có trình tự hơn so với nhóm còn lại.

5. Nghỉ giữa giờ

Những cuộc họp điển hình với việc nói và ghi chép liên tục có thể sẽ không mang lại hiệu quả ghi chép tốt nhất. Không phải ai cũng có thể vừa nghe và vừa ghi chép cùng lúc. Tờ Journal of Educational Psychology đã nghiên cứu về cấu trúc những bài phát biểu và chỉ ra rằng những phần nghỉ ngắn thực sự mang lại hiệu quả tiếp thu tốt cho người nghe và giúp việc ghi chú trở nên dễ dàng hơn.