Bộ phận thu mua của bất kì doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, có một trách nhiệm rất lớn. Nó có nhiệm vụ tìm kiếm hàng hóa hoặc dịch vụ với giá tốt nhất, với số lượng mong muốn và chất lượng được yêu cầu. KPIs cho thu mua có thể giúp doanh nghiệp hiểu thói quen mua sắm của họ và hiệu suất hoạt động của nhà cung cấp trên hoặc cấp dưới.
1. Số lượng
Đơn đặt hàng đóng vai trò như một hợp đồng khi mua một số lượng nhất định và chất lượng hàng hoá theo điều kiện cụ thể. Khi một nhà cung gửi số lượng hàng hóa không chính xác thì điều này chỉ ra rằng nhà cung cấp có vấn đề về tài chính và có khó khăn trong việc mua nguyên vật liệu cần thiết để cung cấp hàng hóa, hoặc nhà cung cấp có vấn đề với sản xuất với hàng hoá hoặc cán bộ nhân viên của nhà cung cấp được đào tạo kém .Tính toán số liệu này bằng cách chia tổng số giao hàng có số lượng chính xác cho tổng số giao hàng nhận được.
2. Giao hàng đúng hạn
Một trong những tiêu chí chính của bộ phận thu mua là về thời gian giao hàng. Tiêu chí này này đo lường khả năng của nhà cung cấp trong việc giao hàng theo đúng thời hạn được yêu cầu. Tính toán các số liệu này bằng cách chia số lần giao hàng đúng hạn cho tổng số lần giao hàng. Ví dụ, nhà cung cấp “A” có tổng cộng 500 lần giao hàng với 450 lần giao hàng đúng hạn thì nhà cung cấp “A” có hiệu suất giao hàng đúng hạn là (450/500 = 0,90 hay 90%). Giống như tất cả các số liệu khác, có những trường hợp ngoại lệ nhất định trong các dữ liệu được sử dụng để đo tiêu chí này. Ví dụ, một công ty không nên phạt một nhà cung cấp trễ thời hạn giao hàng nếu công ty không tuân thủ theo các yêu cầu về thời gian chờ hàng của nhà cung cấp. Ngoài ra các công ty không nên phạt những nhà cung cấp nếu công ty yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng trong khi hàng hóa đang được sản xuất và thay đổi này buộc các nhà cung cấp phải trễ hạn giao hàng.
3. Đơn giá
Các công ty sử dụng đơn giá như là một phần của công thức tính giá bán hàng của họ. Khi tăng đơn giá cao hơn chi phí đơn vị trung bình, nó có thể cắt giảm tỷ suất lợi nhuận biên của sản phẩm. Ban thu mua thường ký hợp đồng giá cả cho một số hàng hóa và dịch vụ nhất định. Ví dụ, công ty “A” có một hợp đồng mua vật dụng ở mức 20 cent/vật dụng. Bộ phận thu mua thất bại trong việc mua một đơn đặt hàng cho 20.000 vật dụng trong thời gian đủ để có các vật dụng sẵn sàng cho sản xuất. Do đó các vật dụng được vận chuyển bằng đường hàng không từ cơ sở sản xuất tại Quảng Đông đến các nhà kho ở Alabama. Chi phí vận chuyển sản phẩm là 3.000 USD. Đơn giá của mặt hàng này không còn ở mức giá 20 cent/vật dụng, mà là 35 cent/ vật dụng. Để tính toán các chi phí cho đơn giá mới, cần thêm vào chi phí vận tải hàng ($ 3000) cộng với tổng số tiền của đơn hàng cũ, sau đó chia tổng giá trị của đơn hàng mới cho số lượng đơn đặt hàng cũ ($0.2×20000 + $ 3,000) / 20.000 = 0,35 $. Theo dõi chênh lệch đơn giá giúp các công ty hiểu và kiểm soát chi tiêu mua sắm của họ.
_Theo Cloudjetsolutions_