Trước khi chọn mua máy in văn phòng dùng cho doanh nghiệp của mình, bạn nên cân nhắc những yếu tố quan trọng sau đây để có được chiếc máy in phù hợp nhất với nhu cầu, và mang lại hiệu quả cho công việc kinh doanh. Hãy cùng vmax tìm hiểu 6 điều cần lưu ý sau đây.
Chọn máy in đơn hay đa năng
Máy in ngày nay không chỉ là thiết bị có tính năng in ấn mà còn cung cấp nhiều chức năng khác như quét, sao chụp và fax. Những mẫu máy in đa năng này, thường hay được gọi là máy in AIO (all-in-one hay tất cả-trong-một) hiện nay còn có thể gửi e-mail rồi sau đó lưu vào USB, thẻ nhớ mà không cần phải kết nối với máy tính.
Do đó, tùy vào nhu cầu mà hãy cân nhắc xem liệu có thể lựa chọn máy in đa chức năng thay vì phải mua riêng từng thiết bị chuyên dụng. Mặc dù máy in đa năng sử dụng kỹ thuật phức tạp và có kích thước cồng kềnh hơn, nhưng văn phòng nhỏ của bạn sẽ trông chuyên nghiệp và gọn gàng hơn so với máy in đơn năng và một loạt thiết bị in ấn, quét, sao chụp và fax trên bàn.
Xác định loại tài liệu cần in
Văn bản, báo cáo, đồ họa hay hình ảnh là 4 loại tài liệu chính mà hiện nay hầu hết các văn phòng làm việc đều cần in. Tuy nhiên, hãy cố gắng xác định loại tài liệu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu in nhiều nhất. Vì thế bạn nên lên kế hoạch sản xuất trên cơ sở hàng tháng và có thể sẽ có được thông tin về chi phí cần thiết cho công tác in ấn của doanh nghiệp bạn. Hiện nay, một số nhà cung cấp có chế độ cho dùng thử máy in miễn phí trong một khoảng thời gian, nhờ vậy doanh nghiệp có thể xem xét xem sản phẩm có phù hợp hay không trước khi quyết định chọn mua.
Thêm một điều cần lưu ý khác khi bạn đang băn khoăn nên chọn mua máy in đơn sắc hay máy in màu. Đó là hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp chỉ có nhu cầu in văn bản trắng đen nói chung vì nhiều lý do trong đó quan trọng phải kể đến là chúng có chi phí vận hành rẻ hơn nhiều so với sử dụng máy in màu.Nghĩa là, nếu doanh nghiệp bạn ít khi cần phải in màu thì máy in đen trắng sẽ là một lựa chọn tốt. Ngoài ra, máy in đa chức năng đơn sắc tuy chỉ cho phép sao chép đen trắng nhưng có thể thực hiện công việc quét màu.
Xác định kiểu kết nối với máy in
Hầu hết tất cả các mẫu máy in ngày nay đều có thể kết nối bằng cổng USB truyền thống. Ngoài ra, các mẫu máy in dùng trong doanh nghiệp còn được trang bị cổng Ethernet để hỗ trợ kết nối với hệ thống mạng nội bộ giúp chia sẻ các chức năng cho nhiều người dùng.
Các công nghệ kết nối không dây cũng đang là những lựa chọn xuất hiện ngày càng phổ biến trên các mẫu máy in đời mới như Wi-Fi, Bluetooth hoặc NFC. Mặt khác, công nghệ máy in cũng đang dần bắt kịp mô hình điện toán đám mây, cho phép in từ bất kỳ thiết bị nào và bất cứ nơi nào, chẳng hạn như Google Cloud Print.
Tốc độ của máy in
Về kỹ thuật, tốc độ để in một trang tài liệu phần nhiều sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp của tài liệu và số trang sẽ được in. Ví dụ, nếu bạn in 50 trang tài liệu A4 chỉ bao gồm văn bản thì tốc độ insẽ nhanh hơn so với khi in một bức ảnh lớn trên một tờ giấy A4. Máy in còn phải phụ thuộc rất nhiều vào máy tính mà nó kết nối để tính toán sử dụng tài nguyên bộ nhớ.
Tuy nhiên, hầu hết máy in ngày nay được tích hợp cấu hình phần cứng mạnh mẽ tương đương với một chiếc điện thoại thông minh nên có thể xử lý các tập tin hình ảnh dung lượng lớn một cách nhanh chóng. Nên lưu ý là hầu hết máy in laser thường có tốc độ in nhanh hơn so với máy in phun.
Ước lượng số trang in hàng tháng
Các hãng sản xuất thường công bố công suất hàng tháng mà máy in của họ có thể đạt được, chủ yếu là số bản in trung bình mà thiết bị được thiết kế để in ra. Con số này có thể thay đổi từ một vài nghìn cho đến hàng chục nghìn trang mỗi tháng. Máy in với công suất cao thường có khả năng xử lý giấy tốt hơn, di chuyển qua các trục giấy một cách đơn giản nhất đồng thời hạn chế tình trạng kẹt giấy.
Ước lượng chi phí in ấn
Đối với một số doanh nghiệp, câu hỏi đầu tiên được đặt ra trước khi mua thiết bị là ngân sách cho phép nằm ở đâu. Cũng như bất kỳ các khoản chi khác liên quan đến thiết bị IT, máy in cũng cần đến chi phí để vận hành, không chỉ bao gồm chi phí mực và giấy mà còn có cả tiền điện. Do đó, bạn cần phải kiểm tra tổng chi phí sở hữu, kể cả chi phí đầu tư để mua máy in ban đầu lẫn chi phí hoạt động hàng tháng.
Trong kinh doanh, doanh nghiệp thường tính tổng chi phí sở hữu bằng công thức: TCO = chi phí đầu tư mua máy in ban đầu + COP + AEC. Trong đó, cụm từ TCO (Total cost of ownership) thường được dùng để nói đến tổng chi phí sở hữu, COP (Cost of print) để nói đến chi phí in ấn hàng tháng bao gồm mực và giấy, AEC (Average electricity costs) là tiền điện sử dụng hàng tháng cho máy in.
Chúc bạn có thể lựa chọn loại máy in phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình.
tổng hợp.